Déclaration de protection de la vie privée

Introduction

En notre qualité de cabinet d’experts-comptables et de conseils fiscaux, nous sommes responsables du traitement de nombreuses données, dont une partie sont des données à caractère personnel.

Le cabinet collecte et traite les données d'identité et les coordonnées qu'il reçoit du client concernant le client lui-même, les membres de sa famille, son personnel, ses collaborateurs, ses préposés, ses relations d’affaires (fournisseurs ou clients du client) et toute autre personne de contact utile. Ces données à caractère personnel sont traitées par le cabinet conformément à la législation belge relative à la protection des données et aux dispositions du Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, applicable à partir du 25 mai 2018 (ci-après le « Règlement général sur la protection des données »).

Le client est responsable de l'exactitude et de la tenue à jour des données à caractère personnel qu'il fournit au cabinet et s'engage à respecter strictement les dispositions du Règlement général sur la protection des données à l'égard des personnes dont il a transmis les données à caractère personnel, ainsi que concernant toutes les données à caractère personnel possibles qu'il pourrait recevoir de ses clients, de son personnel, de ses collaborateurs et de ses préposés.

Le client reconnaît avoir pris connaissance des informations ci-dessous et autorise le cabinet à traiter les données personnelles qu'il communique dans le cadre des services qui seront prestés par le cabinet, ce conformément aux dispositions reprises dans la présente déclaration de protection de la vie privée.

1. Responsable du traitement des données à caractère personnel

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est Marc WINTGENS

Le siège du responsable est sis à 4630 Soumagne, rue Rafhay n° 29 et son numéro d’entreprise est

0471 429 106.

Le responsable est inscrit auprès de l'ITAA sous le numéro d’agrément 11.501.065

Pour toute question relative à la protection des données à caractère personnel, veuillez vous adresser à FICOGEFI SRL, par courrier postal à l’adresse ci-dessus ou par courrier électronique (marc.wintgens@ficogefi.be).

2. Finalités du traitement des données à caractère personnel

2.1 Pour chaque traitement, seules les données pertinentes à la poursuite de la finalité en cause sont traitées. Le traitement consiste en toute opération (manuelle ou automatisée) sur une donnée personnelle.

Ces données ne seront transmises qu'aux sous-traitants, aux destinataires et/ou aux tiers pour autant que nécessaire dans le cadre des finalités précitées pour ledit traitement.

2.2 De manière générale, le cabinet traite les données à caractère personnel aux fins suivantes :

1. Application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (ci-après, loi du 18 septembre 2017).

1° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre cabinet est tenu de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant nos clients et leurs mandataires : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance et, dans la mesure du possible, adresse.

 2° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre cabinet est tenu de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant les bénéficiaires effectifs des clients : nom, prénom et, dans la mesure du possible, date de naissance, lieu de naissance et adresse.

 Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d’affaires (article 33 de la loi du 18 septembre 2017).

1. Les obligations incombant au cabinet vis-à-vis des autorités belges, des autorités étrangères ou des institutions internationales, en application d’une obligation légale ou réglementaire, en application d’une décision judiciaire ou dans le cadre de la défense d’un intérêt légitime, notamment, mais pas exclusivement, si les lois fiscales (listings TVA, fiches fiscales...) et sociales actuelles et futures nous contraignent à traiter des données à caractère personnel dans le cadre de la mission dont nous avons été chargés.

 Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, le cabinet ne peut pas conclure de relation d’affaires.

1. Exécution de la lettre de mission relative à des services comptables et fiscaux. Le traitement des données à caractère personnel concerne les données des clients eux-mêmes, des membres de leur personnel, de leurs administrateurs, entre autres, ainsi que des autres personnes, telles que les clients et les fournisseurs, impliquées dans leurs activités.

 À défaut de communication et de traitement de ces données, nous ne sommes pas en mesure de mener à bien notre mission d'expert-comptable et conseil fiscal.

1. Les activités de prospection directe, tel que l'envoi d'informations promotionnelles ou commerciales de type « newsletters ». Le client peut se désabonner à tout moment des lettres d’information ou newsletters et autres communications du cabinet. Le client peut se désinscrire en envoyant un e-mail à l’adresse suivante : marc.wintgens@ficogefi.be.

 2.3 Concrètement, le cabinet collecte, enregistre et utilise les données des clients aux fins suivantes :

• établir et mener la relation contractuelle avec le client ;
• analyser, adapter et améliorer le contenu du site web du cabinet ;
• exécuter la mission ;
• permettre au client de recevoir des communications et des informations ;
• répondre aux demandes d’informations ;
• pour toute activité de communication par le cabinet aux clients ayant donné leur accord ;
• informer les clients de tout changement sur le site web du cabinet et ses fonctionnalités et sur les conditions générales ;
• pour toute autre raison à laquelle le client a expressément consenti.

2.4 La base juridique du traitement des données personnelles par le cabinet est :

le consentement du client, celui-ci a le droit de le retirer à tout moment sans préjudice de la légalité du traitement effectué avant le retrait de son consentement par le client.

l’exécution de toute demande de la part du client ou la nécessité d'exécuter un contrat conclu avec le client.

Le cabinet a besoin de recueillir certaines données du client pour répondre à ses demandes. Si le client choisit de ne pas partager ces données avec le cabinet, cela peut rendre l’exécution du contrat impossible.

une obligation légale imposée au professionnel qui a besoin de recueillir et de stocker certaines données du client pour répondre à diverses exigences légales, y compris celles liées aux taxes et à la comptabilité et à la loi anti-blanchiment.

l’intérêt légitime du cabinet à traiter les données personnelles du client, à condition que ce soit conforme aux intérêts, libertés et droits fondamentaux du client.

Le cabinet a un intérêt légitime à interagir avec les clients, notamment pour :

• répondre à leurs demandes ou améliorer la mission,
• prévenir les abus et les fraudes, contrôler la régularité des opérations, exercer, défendre et préserver les droits du cabinet, par exemple en litige,
• apporter la preuve d’une possible violation des droits du cabinet,
• gérer et améliorer ses relations avec le client,
• améliorer continuellement les services du cabinet.

Le cabinet veille dans tous les cas à maintenir un équilibre proportionné entre son intérêt légitime et le respect de la vie privée des clients.

3. Quelles données à caractère personnel et de qui?

3.1 Le cabinet traite les données à caractère personnel que la personne concernée ou ses proches a elle-même (ont eux-mêmes) fournies.

• Les données d'identification, telles que le nom et prénom, l’état civil, la date de naissance, l’adresse, l’employeur, le titre, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail, le numéro national et le numéro d’entreprise ;
• Les données biométriques (copie de la carte d’identité électronique ou du passeport) ;
• Les informations bancaires nécessaires à l’exercice de la mission par le cabinet, telles que les numéros de compte bancaire, IBAN et BIC/SWIFT ;
• Les informations de facturation ;
• Les communications entre le client et le cabinet ;
• Dans le cadre des déclarations à l’impôt des personnes physiques via Tax-on-web, les données suivantes sont également traitées : enfants, affiliation à un syndicat ou à une organisation politique, données médicales.

Toute autre donnée personnelle requise afin de pouvoir exécuter la mission.

3.2 Le cabinet traite des données à caractère personnel qui n’ont pas été fournies par la personne concernée :

• les données à caractère personnel transmises par le client et concernant ses salariés, administrateurs, clients, fournisseurs.

3.3 Le cabinet traite des données à caractère personnel qui n’ont pas été fournies par le client :

• Les données à caractère personnel peuvent provenir de sources publiques telles que la Banque-Carrefour des entreprises, le Moniteur belge et ses annexes et la Banque nationale de Belgique (Centrale des bilans) ;

Dans le cadre de la mission, le cabinet peut également collecter certaines données par l’intermédiaire d’autres sociétés, notamment en provenance des sources suivantes :

• Sociétés filiales

d’autres sociétés ayant sollicité nos services dans le cadre d’une affaire qui vous concerne (par exemple en tant que tiers, cocontractant, associé, déclaration fiscale famille apparentée, etc.) ;

les juridictions ;

les huissiers de justice ou les notaires ;

l’administration fiscale ou sociale ;

les clients/fournisseurs…

4. Destinataire des données

4.1 Communication à des tiers autres que des prestataires de services

Le cabinet peut transmettre les données à caractère personnel à la demande de toute autorité légalement compétente ou de sa propre initiative, s’il estime de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire afin de respecter la loi ou la réglementation ou afin de défendre et/ou de protéger les droits ou les biens du cabinet, de ses clients, de son site internet et/ou de vous-même.

4.2 Communication à des tiers prestataires de services

Le cabinet fait appel à des tiers prestataires de services :

• le cabinet utilise un logiciel de comptabilité électronique et son portail ;
• le cabinet fait appel à des collaborateurs externes en vue de l’exécution de certaines tâches ou de missions spécifiques (réviseur d’entreprises, notaire...).

Le cabinet peut communiquer les informations personnelles de ses clients à des tiers dans la mesure où ces informations sont nécessaires à l’exécution d’un contrat avec ses clients. Dans ce cas, ces tiers ne communiqueront pas ces informations à d’autres tiers, sauf dans l’une des deux situations suivantes :

• la communication de ces informations par ces tiers à leurs fournisseurs ou sous-traitants est nécessaire à l’exécution du contrat ;
• lorsque ces tiers sont tenus par la réglementation en vigueur de communiquer certaines informations ou certains documents aux autorités compétentes dans le domaine de la lutte contre le blanchiment de capitaux, ainsi que, d’une manière générale, à toute autorité publique compétente.

La communication de ces informations aux personnes précitées doit, en toutes circonstances, être limitée à ce qui est strictement nécessaire ou requis par la réglementation applicable.

4.3 Transfert vers un pays en dehors de l’espace économique européen (si applicable)

Le cabinet n'opère de transfert de données vers un pays en dehors de l’espace économique européen que lorsque ce pays assure un niveau de protection adéquat au sens de la législation en vigueur et, en particulier, au sens du Règlement général sur la protection des données, ou dans les limites permises par la législation en vigueur, par exemple en assurant la protection des données par des dispositions contractuelles adaptées.
 

5. Mesures de sécurité

Le cabinet a pris les mesures organisationnelles et techniques appropriées concernant à la fois la collecte et la conservation des données afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque et afin que soit empêché dans toutes la mesure du possible :

• l’accès ou la modification non autorisée à ces données ;
• l'usage inadéquat ou la divulgation de ces données ;
• la destruction illégale ou la perte accidentelle de ces données.

Ces procédures s’appliquent également à tous les sous-traitants auxquels le cabinet fait appel.

À cet égard, les employés, associés ou collaborateurs du cabinet qui ont accès à ces données sont soumis à une obligation stricte de confidentialité.

Le cabinet ne saurait toutefois être tenu pour responsable en cas de vol ou de détournement de ces données par un tiers en dépit des mesures de sécurité adoptées.

6. Durée de conservation

6.1 Données à caractère personnel qui doivent être conservées par le cabinet en vertu de la loi du 18 septembre 2017 (cf. point 2.2A)

Sont ici concernées les données d’identification et la copie des preuves concernant les clients, les mandataires internes et externes ainsi que les bénéficiaires effectifs des clients.

Conformément aux articles 60 et 62 de la loi du 18 septembre 2017, ces données à caractère personnel sont conservées au maximum dix ans après la fin de la relation professionnelle ou d’une opération occasionnelle avec le client.

6.2 Autres données à caractère personnel

Les données à caractère personnel qui ne sont pas visées ci-dessus ne sont conservées que pendant les durées prévues par la législation d’application, telle que la législation comptable, la législation fiscale et la législation sociale, sauf en ce qui concerne les données à caractère personnel que le cabinet est tenu de garder pendant plus longtemps sur la base d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données à caractère personnel sont nécessaires.

• Une fois les durées de conservation expirées, les données à caractère personnel sont effacées, hormis si une autre législation en vigueur prévoit une durée de conservation plus longue.

7.Droits d’accès, rectification, droit à l’oubli, portabilité des données, opposition, non-profilage et notification de failles de sécurité

7.1 Conformément à la réglementation en matière de traitement de données personnelles, le client dispose des droits suivants sous réserve du cas particulier repris à l’article 7.2 :

• Droit d'être informé des finalités du traitement et sur l’identité du responsable du traitement ;
• Droit d’accès : le client a le droit de demander à tout moment si ses données ont été collectées, durant combien de temps et dans quel but ;
• Droit d'opposition : le client peut à tout moment s’opposer à l'utilisation de ses données par le cabinet ;
• Droit de rectification : le client a le droit de demander que ses données fausses ou incomplètes soient corrigées ou complétées à tout moment sur simple demande ;
• Droit à la limitation du traitement : le client peut demander une limitation du traitement de ses données. Cela signifie que les données en question doivent être « marquées » dans le système informatique du cabinet et qu’elles ne peuvent plus être utilisées pendant un certain laps de temps ;
• Droit à l’effacement des données (droit à l’oubli) : sous réserve des exceptions prévues par la loi, le client a le droit d’exiger que ses données soient effacées. à l'exception de celles que le cabinet a l’obligation légale de conserver ;
• Droit à la portabilité des données : le client peut demander que ses données lui soient transmises dans un « format structuré, couramment utilisé et lisible par machine » et peut également demander au cabinet de transmettre ces données à un autre responsable de traitement ;
• Droit de réclamation : le client peut introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.

Pour l’application de vos droits, vous pouvez toujours adresser une demande écrite, accompagnée d'une copie de votre carte d'identité ou de votre passeport, au responsable du traitement (ou au DPO) par courrier électronique : marc.wintgens@ficogefi.be ou par courrier ordinaire.

 7.2 Données à caractère personnel que le cabinet doit conserver en application de la loi du 18 septembre 2017

 Sont ici concernées les données à caractère personnel des clients, des mandataires et des bénéficiaires effectifs des clients.

 En la matière, nous devons attirer votre attention sur l’article 65 de la loi du 18 septembre 2017 :

 « Art. 65. La personne concernée par le traitement des données à caractère personnel en application de la présente loi ne bénéficie pas du droit d’accès et de rectification de ses données, ni du droit à l’oubli, à la portabilité desdites données, ou à objecter, ni encore du droit de ne pas être profilé ni de se faire notifier les failles de sécurité.

 Le droit d’accès de la personne concernée aux données à caractère personnel la concernant s’exerce indirectement, en vertu de l’article 13 de la loi du 8 décembre 1992 précitée, auprès de la Commission de la protection de la vie privée instituée par l’article 23 de ladite loi.

 La Commission de la protection de la vie privée communique uniquement au demandeur qu’il a été procédé aux vérifications nécessaires et du résultat en ce qui concerne la licéité du traitement en question.

 Ces données peuvent être communiquées au demandeur lorsque la Commission de la protection de la vie privée constate, en accord avec la CTIF et après avis du responsable du traitement, d’une part, que leur communication n’est susceptible ni de révéler l’existence d’une déclaration de soupçon visée aux articles 47 et 54, des suites qui lui ont été données ou de l’exercice par la CTIF de son droit de demande d’informations complémentaires en application de l’article 81, ni de mettre en cause la finalité de la lutte contre le BC/FT, et, d’autre part, que les données concernées sont relatives au demandeur et détenues par les entités assujetties, la CTIF ou les autorités de contrôle aux fins de l’application de la présente loi. »

 Pour l’application de vos droits relatifs à vos données à caractère personnel, vous devez donc vous adresser à l’Autorité de protection des données (cf. point 8).

8. Plaintes

Vous pouvez introduire une plainte relative au traitement des données à caractère personnel par notre cabinet auprès de l’Autorité de protection des données :

Autorité de protection des données

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles

+32 (0)2 274 48 00 Fax : +32 (0)2 274 48 35

contact@apd-gba.be  URL : https://www.privacycommission.be/
 

9. Mises à jour et modifications à la déclaration de protection de la vie privée

En informant les clients via le site web du cabinet ou par e-mail, le cabinet peut modifier et adapter la déclaration de protection de la vie privée, notamment pour se conformer à toute nouvelle législation et/ou réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, aux recommandations de l’Autorité belge de protection des données, aux lignes directrices, aux recommandations et aux meilleures pratiques du Comité européen de la protection des données et aux décisions des cours et tribunaux sur cette question.